En mi tiempo como Freelance llevando proyectos con clientes nuevos y no tan nuevos, he sumado una experiencia competitiva a la hora de encaminarnos a lo que en realidad necesitan para su negocio. Si tú eres una persona independiente como yo, te habrás dado cuenta que lo más complicado es explicarle a un usuario “no técnico” los requerimientos principales de software que satisfaga su negocio. Si, estoy de acuerdo, el “cliente siempre tiene la razón”, pero también toca tomar un enfoque que no dañe los requerimientos de software y que el proyecto salga a producción exitosamente.
Este paso es el paso de la muerte, llevar al cliente a definir sus objetivos correctamente.
No todo es color de rosas con clientes nuevos, inviertes demasiado tiempo en el para definir sus objetivos y al final este decide tomar otro rumbo y llevar el proyecto a otro lugar:
Me ha pasado por supuesto y te das cuenta que toda experiencia mala o negativa, aprendes.
Así que si eres independiente, te gustaría serlo, o eres un usuario no técnico y planeas potenciar tu negocio con software, te recomiendo empezar con un brief.
Concepto
Un brief es un documento que define un punto de partida que servirá de guía para el proceso de construcción de un proyecto, este documento es muy importante externar lo que necesitas, priorizar y detallar elementos clave que componen el negocio.
No confundir un brief con un kick off. El kick off es una reunión donde se da la inauguración a un proyecto y que después quedan algunos puntos en algún documento, un brief es un resumen que se puede ir compartiendo mientras se realiza un presupuesto para subcontratar servicios, digamos que un brief son muchos pasos antes que el kick off.
Crear un brief requiere esfuerzo y tiempo, bien se dice que:
“todo lo bueno tiene un proceso lento”
La comunicación es clave para el éxito de un proyecto, escribir un brief antes de externar las necesidades ayudará a plasmar la experiencia y conocimiento sobre el negocio y comunicar las expectativas del mismo. No existe una plantilla como tal, esto comúnmente recae en lo informal.
Imagínate que lleguen contigo y te digan (o siendo usuario no técnico llegar con una consultoría de software y decir):
eso es un desacierto rotundo, si no tiene ni pies ni cabeza, en un documento menos la tendrá.
Existen dos tipos de brief.
brief creativo
Este tipo de brief menos técnico se enfoca en detalles creativos que necesites implementar, como un proceso de branding.
Brief de proyecto
Este tipo se centra en el proceso necesario para resolver un problema o necesidad de software. Es el que nos enfocaremos, un proceso quizás más tirado a lo técnico pero no tan amplio por supuesto, para poder ser interpretado por todo el mundo. Esto debe incluir:
- Título.
- Alcances, objetivos.
- Flujos de tu negocio y principales participantes (tangibles o intangibles).
- Cronograma.
- Presupuesto.
Objetivos
Como principal stakeholder, el cliente debe tener un buen conocimiento de lo que desea alcanzar. Expresar correctamente ese conocimiento es clave y algunas preguntas como las siguientes podrían ayudar.
¿Qué funciona y qué no funciona en tu negocio?
¿Cuáles serían las áreas de oportunidad?
¿Cómo planeas potenciar ganancias?
¿Cuál es la propuesta de valor del proyecto?
¿Cuáles son los mayores obstáculos?
¿Cuáles son los beneficios del proyecto?
…etc.
Proporcionar detalles técnicos
Si no eres usuarios técnico, probablemente sea un reto, pero antes de iniciar una aventura sobre una necesidad de software, investiga el mercado y que necesitas para tú software. A un nivel básico no hay drama con eso, lo importante es que tengas una idea del alcance real que implica el desarrollo de un proyecto.
Por ejemplo, si es proyecto de un backend en la nube, podrías investigar costos de nube e infraestructura.
Si eres usuario técnico, dejarlo claro y entendible a los interesados.
Cronograma
Calendariza todo lo que necesitas, lo mejor es siempre priorizar puntos y agendar entregables. No está mal decir, “Necesito mi app en producción en 6 meses”. Al contrario, conocer lo que es más prioritario ayuda a gestionar el proyecto exitosamente.
Presupuesto
Se tiene que especificar cuánto es la cantidad máxima que se está dispuesto a gastar en un proyecto, es de las cosas más importantes, tanto para el cliente como para el contratista, siempre existiendo una negociación de por medio.
Conclusión
Un brief no tiene que ser extremadamente formal, sino más bien, claro y muy expresivo. Por supuesto que es un esfuerzo más, pero si ya estás encaminado a una innovación tecnológica como usuario no técnico o cliente y deseas tener un estrategia está debe ser la primera opción.
Como un consultor o freelance debes encaminar a tus clientes a establecer sus objetivos.